更新 2026.11.12

保管書類の箱にQRを貼って、どこに何があるかをExcelで管理する

請求書の控えや契約書、品質記録などを段ボールの文書箱に入れて書庫や倉庫に置いていると、「去年の検査記録はどの箱？」と探すたびに箱を開けて回ることになります。QRデジなら、文書箱にQRラベルを貼り、置いたときや動かしたときにかざして置き場所を選ぶだけで、どの箱がどこにあるかの記録がExcelに残ります。

文書箱の管理で困りやすいこと

• 箱の外の書き込みが読めない：マジックで書いた中身がかすれたり、書き方が人によって違ったりします
• 動かした箱の場所が分からない：書庫の整理や引っ越しで箱を動かすと、台帳の置き場所が古いままになります
• 廃棄の時期を逃す：保存期限の過ぎた箱が書庫に残り、置き場所が足りなくなります

例：文書箱1つの置き場所が、Excelの1行になるまで

うちの書類はどれ？保管の仕方ごとの進め方

QRデジで文書箱を管理する手順

1. 台帳からQRラベルを作る管理用のアカウントでQR作成ページを開き、文書箱の台帳のExcelを取り込みます。箱番号と中身の列をQRに入れ、ラベル用紙を選んで「QRを作成」を押し、印刷して箱の同じ面に貼ります。ラベル用紙の選び方や刷り方はExcelからQRラベルを作って印刷する方法にまとめています。
2. 作ったQRで読み方を登録する読み取りフォーマットがまだ無ければ、QRを作った画面の「＋ このQRで読み取りフォーマットを追加」から登録します。ボタンが出ないときは、読み取りフォーマットの追加画面の「QR作成のQRを見本にする」から作ります。
3. 置き場所の記録表を作る出力フォーマットに読取日時・箱番号・中身・置き場所・区分の列を作ります。置き場所と区分は「入れる値」で「読むたびに選択肢から選ぶ」にし、区分の選択肢は「保管,持ち出し,廃棄」のように並べます。読み取りフォーマットの編集画面の「出力フォーマットを選ぶ」で、この出力フォーマットを選んでおきます。
4. 置いたとき・動かしたときにかざす読取ページで「カメラを開く」を押して箱のQRをかざし、置き場所と区分を選びます。データページから出力したExcelで、箱番号ごとに一番新しい行を見ると、いまの置き場所が分かります。

廃棄の時期を逃さないために

• 保存期限は台帳で持つ：期限はQRに入れず、台帳の列にしておきます。年に一度、台帳を保存期限で並べ替えると、廃棄の時期が来た箱が分かります
• 廃棄した箱も記録する：廃棄するときにかざして区分で廃棄を選ぶと、いつ廃棄したかが残ります
• 年に一度の棚卸：書庫の箱を全部かざして、台帳と突き合わせると、所在の分からない箱が見つかります。突き合わせ方は備品・固定資産の棚卸の方法と同じです

よくある質問

中身や箱番号で、アプリの画面から箱を探せますか？

探せません。データの画面では、読み取った中身（箱番号や中身の言葉）で探す機能はないので、出力したExcelと台帳で探します。Excelの検索や絞り込みを使うと、中身の言葉から箱番号と置き場所まですぐにたどれます。

保存期限が来たら知らせてくれますか？

知らせません。保存期限は台帳の列で持ち、Excelで並べ替えて確かめます。

箱の中身を入れ替えたら、ラベルも作り直しますか？

QRに中身の文字を入れているなら作り直します。入れ替えが多い箱は、QRには箱番号だけを入れ、中身は台帳で管理すると、ラベルを作り直さずに済みます。